Apagando "incêndios"?

Meus caros:

   Hoje tive que escrever a postagem de última hora, em razão de alguns imprevistos que nos impediram de cumprir o planejamento feito anteriormente. Coisas que acontecem com freqüência no dia-a-dia de todos nós, já que é impossível controlar todos os fatores envolvidos em nossas vidas. Clima, horário de vôos, cumprimento de compromissos assumidos por terceiros que refletem diretamente naquilo que temos de fazer, doença inesperada, tudo isso são exemplos de como nossos planos podem ser alterados por elementos alheios a nossa vontade.

  

   Não raro, contudo, constatamos que para algumas pessoas os imprevistos geram transtornos menos impactantes que para outras. Seria obra do mero acaso ou eventualmente essas pessoas encontraram fórmulas de  controlar o incontrolável? Algo que certamente merece nossa reflexão.

   A gestão do imprevisto é algo que tem ligação direta com o planejamento. Não só planejamento em termos de estratégia de ação, mas especialmente em termos de distribuição equilibrada do tempo que se tem disponível diariamente. No mundo atual são muitas as demandas e pouco tempo para tudo que se precisa fazer. Com isso a tendência é irmos encaixando atividades importantes ao longo do dia, da semana, do mês e do ano, sem que sobre muito (ou talvez até nenhum) tempo para imprevistos.

   O problema é que imprevistos na verdade são totalmente previsíveis quanto a sua ocorrência. Não tenho dúvidas que eles sempre acontecem, como diz o ditado popular. A única dúvida é saber o momento exato em que vão acontecer. Isso, claro, é uma dificuldade para qualquer planejamento. Mas também é o princípio da solução dos transtornos que eles causam. Isso porque se sabemos que ao longo dos dias, semanas e meses alguns imprevistos irão fatalmente acontecer, temos que planejar nossas atividades com alguma nível de flexibilidade, já prevendo a necessidade de remanejamento de atividades para dar conta de algo urgente e até aqui desconhecido (mas que sabermos  irá surgir pela frente).

   Parece algo simples, do ponto de visto teórico, mas bastante complexo de colocar em prática, pois exige, na verdade, que tenhamos inserido em nossa programação diária atividades que possam ser deixadas para amanhã, caso não possam ser feitas hoje. O problema é: quem pode hoje em dia se dar ao luxo de ter em sua agenda diária atividades que não sejam urgentes, que tenham flexibilidade?

   A dificuldade fica ainda maior se considermos que a atividade que tem flexibilidade muitas vezes pode não ser daquelas que em casos de imprevistos poderá ser simplesmente cancelada e esquecida. Até porque como imprevistos sempre acontecem, se o planejamento for feito dessa forma haverá uma boa chance de você nunca conseguir ter tempo para ler aquele livro, começar um programa de exercícios físicos, ter um tempo para seus filhos, etc. Fora que o desgaste da vida diária será grande, pois a pressão gerada pelos compromissos inadiáveis, aliado à necessidade de solucionar os imprevisto, aumenta o nível de estresse a níveis muito acima do recomendado.

   Nesse cenário uma solução interessante a ser buscada é aquela que prevê diariamente algum espaço para o que o sociólogo italiano Domenico de Masi chama da "Ócio Criativo" (vide livro de mesmo nome de sua autoria). Não se trata aqui de prever um tempo para não fazer nada, como se tem a impressão ao ler a palavra "ócio". Mas sim de prever um tempo diário para refletir sobre o que se faz, pensar melhorias no processo, tanto no trabalho, como também na vida pessoal. Daí o elemento "criativo", que se agrega ao termo "ócio". 

   E como isso seria útil na gestão dos imprevistos? Bem, primeiro de tudo teria o efeito de determinar uma reprogramação na agenda diária, de forma a encontrar tempo para essa atividade. Depois teremos um segundo aspecto que será a construção de um círculo contínuo de melhorias, posto que em regra teremos algumas oportunidades pré-definidas para apenas pensarmos em como fazer as coisas de uma forma mais eficiente. Por fim, esses espaços de "ócio criativo" poderão ser usados para atender demandas urgentes e imprevista,s sem que gerem um prejuízo maior e uma pressão pela ausência ocasional de sua verificação.

   Enfim, em resumo o que precisamos ter na agenda diária é um tempo de reserva para imprevistos. Como no mundo de hoje ninguém consegue ter tempo sobrando, pode-se aproveitar para, ao mesmo tempo que se cria uma reserva, estabelecer um espaço para pensar a melhoria pessoal e/ou profissional. Os resultados são interessantes. Com o grande mérito de que deixamos de viver apenas para "apagar incêndios", como diz o título da postagem de hoje. E quem só apaga incêndios não tem tempo para construir nada. Apenas evita destruição. Portanto vale a pena repensar a programação diária para incluir nela tempo para controlar o incontrolável. Mas claro, não adianta alocar esse tempo de reflexão para o período das meia-noite às seis da manhã. O planejamento precisa ser realista.

Um grande abraço,

Emmerson Gazda

www.artedaexcelencia.blogspot.com